Mi sono imbattuto in "Un mondo senza email. Ripensare il lavoro nell'era del sovraccarico informativo" di Cal Newport.

Ero scettico, la sinossi non mi bastava per decidere se acquistarlo. Per la prima volta ho deciso di scaricare gratuitamente l'estratto del libro e, dopo aver letto introduzione e primo capitolo, mi ha decisamente convinto!!   Non conoscevo questo autore ma la sensazione è quella di aver trovato un piccolo gioiellino che potrebbe davvero essermi utile... Un saggio da cui ricavare spunti e consigli pratici da applicare da subito nella vita lavorativa di tutti i giorni, dove ormai siamo letteralmente assediati di e-mail, notifiche, messaggistica istantanea, riunioni, ecc. A chi si rivede in questa descrizione, potrebbe interessare questo libro. Qualcuno si unisce a me? Ho scoperto che con il Kindle non si possono sottolineare gli estratti... perciò lo rileggerò dall'inizio 

Dopo aver affrontato il tema della concentrazione con "Deep Work" e quello del "digital detox" con "Minimalismo digitale", Newport, in "Un mondo senza email" ripensa l'organizzazione del lavoro. Oggi chi lavora, specialmente i "lavoratori della conoscenza", ha a disposizione risorse tecnologiche all'avanguardia che dovrebbero consentire di realizzare cose incredibili. Ma la realtà è un po' diversa: abbiamo interiorizzato processi e strutture organizzative inefficienti che vanificano quei vantaggi e promuovono una cultura a lungo termine deleteria. Basta pensare all'invenzione dell'email: comunicare con chiunque, a qualsiasi distanza, all'istante sembrava una specie di magia agli albori dell'era di Internet, eppure oggi il flusso di comunicazioni è diventato talmente massiccio e incontrollabile da costituire un intralcio per le attività principali. Il modo in cui lavoriamo non funziona più. In "Un mondo senza email" Cal Newport delinea un nuovo approccio e processi più strutturati per cambiare radicalmente ambienti e pratiche di lavoro. Per riconquistare il controllo del nostro tempo, della nostra capacità di concentrazione e alleviandoci da quella sensazione di esaurimento e mancanza di controllo che troppo spesso pervade le nostre giornate.

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Mi unisco! Ma non su Kindle, l’ho trovato in biblioteca. Deep work non mi aveva convinto tantissimo, approccio troppo da “saggio americano”, però ci riprovo con questo. Grazie!


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valeriamartalo ha scritto: Mi unisco! Ma non su Kindle, l’ho trovato in biblioteca. Deep work non mi aveva convinto tantissimo, approccio troppo da “saggio americano”, però ci riprovo con questo. Grazie!


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Grande!!! Io ho ricominciato ieri sera e sono al primo capitolo.

Trovo molto interessante l’osservazione per cui lo strumento email ha gradualmente modificato il nostro modo di lavorare.
È innegabile. Mi rivedo nella descrizione dello stressato che vorrebbe rispondere a tutti e che controlla continuamente la casella di posta

In realtà è anche per questo che ho voluto leggere questo libro.

I continui salti di contesto che lo strumento email ci porta a fare (per non parlare della messaggistica istantanea) sono deleteri perché contrari a come è progettato il nostro cervello, che è fatto per lavorare in serie concentrandosi su una cosa alla volta.

Voi come vi proteggete da questo? Io ci sto lavorando, obbligandomi a tenere chiusa la posta e a disabilitare le notifiche per intervalli di tempo di almeno un’ora su cui posso concentrarmi su cose specifiche. Poi magari rispondo mezz’ora a qualche email e richiudo per ridedicarmi ad altro. Non so se è il modo migliore ma quando lo applico funziona e vedo che a fine giornata sono meno stressato.

Proseguo con la lettura

Eh le email sono un grosso problema! Io ho disattivato tutte le notifiche, ma vedo che finché la posta è aperta continuo ad aprire la finestra per vedere se posso rispondere a qualcuno, distraendomi continuamente. Anche a me piacerebbe avere più concentrazione

L'unica è imporsi di aprire le mail solo a orari stabiliti, mi sa. Lo stesso per il cellulare: dovrebbe stare proprio in un'altra stanza.

valeriamartalo ha scritto: ma vedo che finché la posta è aperta continuo ad aprire la finestra per vedere se posso rispondere a qualcuno, distraendomi continuamente. Anche a me piacerebbe avere più concentrazione.

Esatto!! Oppure mi capita di rispondere ad una mail, pensare che è l’ultima e poi vado via perché magari è l’ora di uscire, e magari mi ritrovo dopo un’ora che sono ancora lì a rispondere alle mail nella speranza di “rimettermi in pari con le risposte”.

Quanto è folle e inspiegabile questa cosa?

L’autore dice:

“Razionalmente sappiamo che quei seicento messaggi di posta elettronica non letti che si ammassano nella casella in entrata non sono di importanza vitale e ricordiamo a noi stessi che chi ha inviato quei messaggi ha di meglio da fare che rimanere in trepidante attesa, con gli occhi puntati sullo schermo, maledicendo la latenza della nostra risposta. Tuttavia, una parte più profonda del nostro cervello, che si è evoluta per prestare attenzione alla danza circospetta delle dinamiche sociali e ha permesso alla nostra specie di prosperare in maniera tanto spettacolare sin dal Paleolitico, continua a preoccuparsi di ciò che percepisce come un obbligo sociale disatteso. Secondo i circuiti celebrali preposti all’interazione sociale, i membri della tribù cercano di avere la nostra attenzione e noi li stiamo ignorando - un evento catalogabile come un’emergenza. […] Un’ansia leggera ma costante che molti lavoratori della conoscenza, legati a doppio filo alla posta elettronica, sono giunti a ritenere inevitabile, ma che in realtà è un artefatto di questa sfortunata incompatibilità tra gli strumenti moderni e il nostro cervello antico”.

GRAZIE CAL!!! Non sono completamente pazzo allora!!!

Sto continuando voracemente la lettura di questo saggio pieno di interessanti osservazioni e spunti di riflessione e, via via che lo leggo, lo consiglio ad amici e colleghi che, come me, lavorano molto con l'e-mail, come se avessi trovato un tesoro da condividere 

Sono curioso di arrivare quanto prima agli spunti della seconda metà del libro, i quali dovrebbero essere da stimolo a ridurre l'uso della messaggistica digitale. Nel frattempo mi sto godendo il percorso e sto capendo sempre di più che quello che pensavo essere un mio problema, in realtà è un problema molto più ampio e diffuso.

L'autore, citando anche numerose fonti e svariati esperimenti, nonché alcune interviste che ha condotto personalmente per scrivere il saggio, conferma nettamente l'ipotesi iniziale per cui lo spostamento continuo dell'attenzione dai messaggi al lavoro e poi di nuovo ai messaggi, riduce la capacità di pensare con chiarezza, generando stress, ansia, angoscia, infelicità, con conseguenze importanti sia dal punto di vista individuale che per l'azienda in cui lavoriamo. 
Questo passaggio frequente da un'attività all'altra rallenta i nostri processi mentali. Attività complesse richiedono tempi sempre maggiori perché "la corteccia prefrontale deve saltare avanti e indietro di continuo tra obiettivi diversi, ciascuno dei quali richiede il potenziamento e la soppressione di diverse reti neurali cerebrali" [...] "Perché troviamo tanto difficile svolgere il nostro lavoro? Perché il nostro cervello non è progettato per mantenere l’attenzione su due diversi binari paralleli".

Interessante anche l'analisi antropologica che ne deriva, di cui riporto di seguito un estratto.

"L'approccio frenetico alla collaborazione professionale genera messaggi a una velocità che non
siamo in grado di gestire: finiamo di scrivere e inviare una risposta, solo per scoprire che nel frattempo abbiamo ricevuto altre tre email. E mentre siamo a casa la sera, o durante il fine settimana, o in vacanza, non possiamo ignorare la consapevolezza che, in nostra assenza, le email nella casella di posta continuano ad accumularsi. [...] e spieghiamo al cervello che, se trascuriamo le possibili interazioni che affollano la casella di posta in entrata, non avremo problemi di sopravvivenza, non riusciremo comunque a evitare una sensazione d’ansia che si sviluppa in sottofondo. Nei nostri consolidati percorsi neurali, che si sono evoluti nel corso di millenni, superando le carenze di cibo grazie ad alleanze strategiche, questi messaggi lasciati senza risposta diventano l'equivalente psicologico della scelta di ignorare un membro della tribù che potrebbe rivelarsi essenziale per sopravvivere alla prossima siccità. In questa prospettiva, la casella di posta affollata di email non solo genera in noi frustrazione, ma è vissuta come una questione di vita o di morte."

C'è dunque una discordanza forte tra come saremmo predisposti per natura a comunicare e come invece siamo forzati a comunicare da una tecnologia divenuta imprescindibile per molti lavoratori.

L'autore continua la sua dissertazione facendoci pensare a come sia cambiata la modalità di comunicare anche all'interno delle aziende. Anni fa, prima dell'arrivo dell'e-mail, si faceva molta più "fatica" ad ottenere una risposta da qualcuno. Questo però induceva le persone a sforzarsi maggiormente di pensare e arrivare ad una risposta autonomamente. L'uso pervasivo dell'e-mail invece ha gradualmente eliminato questo sforzo in termini di tempo e capitale sociale, trasformandoci in persone molto più dipendenti dagli altri rispetto al passato. Inizialmente questo potrebbe sembrare un aspetto positivo, per via dell'aumentato numero di relazioni ma l'effetto collaterale di questo cambiamento è che abbiamo iniziato a delegare molto di più, provocando un continuo sovraccarico che ci sta portando alla disperazione e aumentando il carico lavorativo delle nostre giornate. "Da quando la comunicazione è diventata gratuita, il carico di lavoro è aumentato, come effetto collaterale". Pensate infatti a quanto tempo della nostra giornata lavorativa spendiamo a rispondere a domande che ci vengono poste da altri. Io mediamente potrei considerarlo almeno tra il 70% e l'80 % del mio tempo. Ed ecco che infatti, per fare ciò che dobbiamo fare, ci troviamo ad attingere al tempo libero, alle ore serali, a sabati e domeniche. E questo è male!
Tutte queste richieste, secondo l'autore, nascono dalla scarsità d'attrito creata artificialmente dagli strumenti di comunicazione digitale.

Come siamo arrivati a questo? "Chi ha deciso quindi che tutti cominciassero a interagire cinque o sei volte più del normale? Per gli studiosi che indagano la questione da vicino, la risposta è radicale: è stata la tecnologia stessa".

E non è la prima volta che accade nella storia. "Nel libro del 1962, Tecnica e società nel Medioevo, ormai divenuto un classico, White attinge sia dall’archeologia sia dalla linguistica per mostrare che l'introduzione della staffa fornisce un'ottima spiegazione della scelta, apparentemente improvvisa, di Carlo Martello di organizzare un'armata di truppe a cavallo".

L'idea che gli strumenti a volte possano orientare il comportamento umano è definita come determinismo tecnologico. L'autore fa molti altri esempi.

La stampa (Gutemberg) ha cambiato il modo in cui il nostro cervello elabora ciò che accade nel mondo. "Gutenberg, in altre parole, pensava di rendere disponibile alle masse una vasta quantità di informazioni, ma in realtà stava cambiando radicalmente le informazioni che le persone consideravano importanti".
Anche i "Mi piace" su Facebook sono un esempio perché costituiscono un flusso di indicatori di approvazione sociale. L'autore fa notare come inizialmente le persone accedessero occasionalmente a Facebook per vedere cosa accadeva ai loro amici mentre adesso sono molti di più quelli che vi accedono per vedere le reazioni scatenate da propri post. Instagram si nutre di questo comportamento.

Il determinismo tecnologico fa quasi paura. Può mettere a disagio se ci pensate. Tuttavia, pare che le innovazioni che alterano i nostri comportamenti lo facciano anche in modi che non erano né voluti né previsti da chi per primo ha adottato un certo strumento.

Questo deve farci riflettere molto secondo me, sull'uso che stiamo facendo delle nuove tecnologie. Qui potrebbero aprirsi numerosissimi temi e spunti di discussione. Pensate che queste tecnologie stanno modificando il comportamento abituale di noi adulti che difficilmente riusciamo ad opporci e/o a trovare soluzioni pratiche per non farsi opprimere dalle stesse. E i bambini? Come cambierà il cervello umano nel giro di 20/30 anni di esposizione a queste nuove tecnologie?

Nel frattempo, continuo la lettura... 

Superata da poco la metà del libro, dove vengono evidenziati chiaramente i motivi per cui è avvenuta questa trasformazione involontaria del lavoro d'ufficio, ho iniziato la seconda parte, quella in cui l'autore racconta esperienze di aziende e persone che sono riuscite a cambiare il loro modo di lavorare riducendo drasticamente l'utilizzo dell'e-mail.

Partiamo dal presupposto che l'obiettivo minimo da raggiungere per stare meglio sarebbe quello di programmare del tempo "protetto" da trascorrere lontano dai dispositivi che ci rendono raggiungibili via e-mail, chat, ecc. Già questo accorgimento ci consentirebbe un aumento nell’efficienza e nell’efficacia delle nostre prestazioni lavorative. Provare per credere! L'altro giorno ad esempio ho silenziato le notifiche sui cellulari, chiuso la casella di posta e spento Teams e dedicato tre ore della mia giornata di lavoro a scrivere documentazione in inglese per un cliente. E ha funzionato! Sono riuscito a raggiungere il mio mini obiettivo (completare la documentazione), non sono stato interrotto continuamente, non ho dovuto affrontare salti di contesto e questo mi ha permesso di mantenere alta la concentrazione. Alla fine della giornata effettivamente ero soddisfatto e molto meno stressato del solito. Sono certo che se avessi tenuto attive le notifiche, Teams e avessi mantenuto aperta la casella di posta, probabilmente avrei fatto la metà di quello che ho fatto, nel doppio del tempo e con una qualità inferiore.

Tuttavia, come dice l'autore...

È improbabile che le conseguenze negative della mente alveare iperattiva (così chiama la nuova modalità di lavoro in cui siamo tutti iperconnessi e raggiungibili) si possano risolvere con modesti accorgimenti e cambiamenti delle abitudini individuali. Persino i tentativi sinceri di modificare il comportamento di un’intera azienda, per esempio indicando flussi di lavoro migliori per quanto riguarda la risposta alle email o cercando di mettere in atto esperimenti occasionali, come i venerdì senza email, sono destinati a fallire. [...] non possiamo domarla con piccoli accorgimenti o “hack”, ma è necessario sostituirla con una modalità operativa migliore [...] L’obiettivo di mettere in atto flussi di lavoro più intelligenti che evitino gli effetti negativi della mente alveare iperattiva è ovviamente uno sforzo sostanziale che richiederà prove ed errori e il superamento di molte difficoltà. Con i giusti principi guida, però, è possibile realizzarlo, e il vantaggio competitivo che genererà è potenzialmente enorme.

Ottimizzare i processi anziché cercare di ottimizzare le persone è la via.

Cercare flussi di lavoro che minimizzino i cambiamenti di contesto durante un’attività e riducano il senso di sovraccarico comunicativo.

E così l'autore racconta l'esperienza di un'azienda che ha iniziato a lavorare con le board di progetto (es. le Kanban Board) invece che con la casella di posta. Ci sono numerosi software che ad oggi permettono di lavorare in questo modo (nel libro parlano di Trello; noi dello staff del Club utilizziamo Asana; nel mio precedente lavoro avevo introdotto il reparto all'uso di KanbanTool, ecc.). Possono anche essere fatte a mano con i post-it e una lavagna (nascono così di fatto) se non piace l'idea di digitalizzare le board. Avere una board per ogni progetto permette di prendere in carico, gestire e rilasciare attività concentrandosi su di esse, senza che sia l'ultima e-mail ricevuta a dettare i tempi della nostra giornata.

Questa modalità operativa che si basa su bacheche di progetto permette di evitare di passare da un contesto a un altro mentre stiamo svolgendo un’attività. Non è presente una casella di posta generalista dove i dipendenti possono imbattersi nei messaggi che riguardano un progetto mentre stanno cercando di lavorare su un altro progetto. In questo modo siamo noi a decidere quando parlare di un progetto, non è il progetto che decide per noi.

Rispondere alle e-mail diventa un qualcosa che possiamo fare in uno, due piccoli slot di tempo (es. io mi sto organizzando per farlo tra una riunione e l'altra se ho mezz'ora di tempo), per poi alimentare ulteriormente le bacheche di progetto con nuovi task su cui concentrasi.

Quando l'anno scorso ho cambiato lavoro, ho provato a portarmi dietro questa usanza ma poi gradualmente mi sono lasciato travolgere dalla marea di nuove cose da imparare e da fare e così ho smesso gradualmente di utilizzare questo tipo di strumento. Grave errore!

Questo libro è fantastico perché mentre lo leggo metto in pratica i consigli e sperimento vecchi e nuovi modi di lavorare.

Non basta questo però. O almeno, non basta sul lungo termine. In quel caso, la metrica fondamentale è il valore di ciò che stiamo producendo. In questo caso si parla di migliorare il nostro flusso di lavoro personale.

La lettura prosegue...